文件控制是什么

(1)标准条款： “组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保： a)文件便于查找； b)对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性； c)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件的现行版本； d)迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e)由于法律和(或)保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。 所有文保均须字迹清楚，注明日期(包括修订日期)，标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责”。 (2)理解要点： 文件控制包括对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等，组织应制定文件化的程序，并依此进行文件管理。 环境管理体系文件系统应包括所有与环境管理相关的各类文件，如手册、程序、作业指导、 *** 作规范、表单、环境法律法规文件等。 组织所建立的文件管理程序，应对以下内容加以规定，并按此执行： ①应明确文件的存取位置和简便的文件查找方法。 ②对文件定期进行评审，以确认其有效性和适应性。需修订的文件审批应由授权人员执行。—般由原审批人进行审批，以保证文件制定的连续性。 ③确保对环境因素控制和管理起关键作用的岗位，都能得到现行有效的文件，以确保 *** 作者按正确文件进行 *** 作。 ④文件失效后及时将其从原发放部门和使用场所收回，并采取必要的销毁措施，以免继续使用，而导致环境因素的控制失误。 ⑤有些法律性文件失效后还有继续保留必要的，或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁的，对这些文件应进行适当标识与其他文件区别开来、这些文件可包括环境影响评价、环保设施验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。 所有文件都应字迹清楚，注明批准日期，文件修改后应注明修订日期，文件的标识要明确，易于查找。文件要妥善保管，应根据文件的重要程度及其类型，规定制定和修订文件的程序和职责。 文件控制的目的是要组织体系运作有章可循，确保人员 *** 作依循的文件是现行有效的。组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上，而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。

GB/T19001—2000标准4.2.3条款指出，质量管理体系所要求的文件应予以控制。文件控制的内容主要设计以下七个方面：①文件的批准；②文件的审批与更改；③文件状态的识别；④可获得相关文件的使用版本；⑤文件的识别；⑥外来文件的识别发放；⑦作废文件的管理。

针对质量管理体系不同类型的文件，其控制的内容和程序各不相同，对质量手册、程序文件、作业指导书、表格、质量计划、内部规范等体系文件应进行上述七个方面的控制。组织质量管理体系外来文件一般有法律法规、标准、顾客提出的设计图样、技术资料、规章和维护手册等相关文件，对这些文件只进行④、⑥、⑦项的控制即可。

记录作为质量管理体系的一种特殊文件，是提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。由于记录不得进行更改，所以记录的控制通常是规定就的标识、储存、保护、检索、保存期和处置等所需的控制，而不对其实施修改控制。当我们谈到文件控制时，不仅仅是说对其内容进行更改就叫文件控制，上述①、②项外的的其他控制也是文件控制，即文件控制和文件受控是两个不同的概念。

三、文件受控和文件控制

受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改，文件控制则包括了4.2.3条款中a至f各项的控制。对于外来识别后需要列入体系的文件，组织一般只进行识别、控制、分发和保存，并跟踪外来文件的版本更新。这些是对文件的控制，但不能说该文件受控。文件受控属于文件控制，但文件控制并不一定是文件受控。文件控制包括组织可对其内容进行更改的受控文件的控制和不要求对其内容进行更改的非受控文件的控制。