一个完整的项目管理系统应该具备哪些功能?

一个完整的项目管理系统应该具备组织、指挥、协调、控制和评价功能。

项目管理系统的应用从80年代仅限于建筑、国防、航天等行业迅速发展到今天的计算机、电子通讯、金融业甚至政府机关等众多领域。目前国内，对项目管理认识正逐渐深入，但要求项目管理人员拥有相应资格认证的还主要为大的跨国公司、IT公司等与国际接轨的企业。

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项目管理系统，就是项目的管理者应用专门管理项目的系统软件，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。它从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。

按照传统的做法，当企业设定了一个项目后，参与这个项目的至少会有好几个部门，包括财务部门、市场部门、行政部门等等，而不同部门在运作项目过程中不可避免地会产生摩擦，须进行协调，而这些无疑会增加项目的成本，影响项目实施的效率。

而项目管理的做法则不同。不同职能部门的成员因为某一个项目而组成团队，项目经理则是项目团队的领导者，他们所肩负的责任就是领导他的团队准时、优质地完成全部工作，在不超出预算的情况下实现项目目标。项目的管理者不仅仅是项目执行者，他参与项目的需求确定、项目选择、计划直至收尾的全过程，并在时间、成本、质量、风险、合同、采购、人力资源等各个方面对项目进行全方位的管理，因此项目管理可以帮助企业处理需要跨领域解决的复杂问题，并实现更高的运营效率。

项目管理系统的应用从80年代仅限于建筑、国防、航天等行业迅速发展到今天的计算机、电子通讯、金融业甚至政府机关等众多领域。目前在国内，对项目管理认识较深，并要求项目管理人员拥有相应资格认证的还主要为大的跨国公司、IT公司等与国际接轨的企业。

项目管理系统是基于现代管理学基础之上的一种新兴的管理学科，它把企业管理中的财务控制、人才资源管理、风险控制、质量管理、信息技术管理（沟通管理）、采购管理等有效的进行整合，以达到高效、高质、低成本的完成企业内部各项工作或项目的目的。

随着IT行业的发展，IT行业内的项目拓展和投资比比皆是。为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目管理人才，越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目管理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理（PMP）资格认证。同时，大部分的IT行业项目管理人士正尝试使用项目管理系统对自己的项目进行辅助管理，为了方便大家的使用，现对项目管理作一简要介绍

1．预算及成本控制折叠

大部分项目管理系统系统都可以用来获得项目中各项活动、资源的有关情况。人员的工资可以按小时、加班或一次性来计算，也可以具体明确到期支付日；对于原材料，可以确定一次性或持续成本；对各种材料，可以设立相应的会计和预算代码。另外，还可以利用用户自定义公式来运行成本函数。大部分软件程序都应用这一信息来帮助计算项目成本，在项目过程中跟踪费用。项目过程中，随时可以就单个资源、团队资源或整个项目的实际成本与预算成本进行对比分析，在计划和汇报工作中都要用到这一信息。大多数软件程序可以随时显示并打印出每项任务、每种资源（人员、机器等）或整个项目的费用情况。

2．日程表折叠

日程表程序主要用来对项目中各个单项资源或一组资源确定工作时间。可以用这些日程表计算出项目的进度计划。大部分系统软件都对基本工作时间设置一个默认值，比如星期一到星期五，早上8点到下午5点，中间有一小时的午餐时间。对于各个单项资源或一组资源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班时间，按非工作时间输入公司假期，输入各种换班（白天、夜晚），包括节假日以及数量单位（小时、天、周）。汇报工作进程时要用到这些日程表，它通常可以根据每个单项资源按天、周或月打印出来，或者将整个项目的日程打印成一份全面的，可能有墙壁大的项目日程表。

3．电子邮件折叠

一些项目管理系统程序的共同特征是可以通过电子邮件发送项目信息。这一功能使得用户不必通过打印机或屏幕显示，直接从电子邮件中获得信息。通过电子邮件，项目团队成员可以了解重大变化，比如最新的项目计划或进度计划，可以掌握当前的项目工作情况，也可以发出各种业务表格。

4．图形折叠

对于有大量活动事项的项目工程，人工制出一份甘特图或网络图，或人工进行修改制图是一件极其乏味而又容易出错的工作。当前项目管理系统的一个最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表，包括甘特图及网络图。有了基准计划后，任何修改就可以轻易地输入到系统中，图表自动会反映出这些改变。项目管理系统可以将甘特图中的任务连接起来，显示出工作流程。特别是用户可以仅用一个命令就在甘特图和网络图之间来回转换显示。另外，图形和表格通常有以下功能供用户使用：

. 进行任务和关系的交互式 *** 作处理。例如，通过图表连接任务，改变优先关系或通过扩展活动持续显示功能来改变活动持续时间。

. 定制格式，例如图形大小、标题、颜色、字型以及文件布局。

. 显示任务或成本的基准对照表。

. 突出关键路径，显示出任何活动的延缓。

. 放大或缩小显示图像。

5．转入/转出资料折叠

许多项目管理系统包允许用户从其他应用程序，比如文字处理、电子表格以及数据库程序中获得信息。为项目管理系统输入信息的过程叫做转入。例如，你只需在需要时转入某个电子表格的信息就可以了，而大可不必将电子表格中有关人员或机器的成本信息重新键入项目管理系统程序，而且这样还可能会输入相互冲突或错误的资料。同样地，常常也要把你的项目管理系统的一些信息输入到这些应用程序中去。发出信息的过程叫做转出。例如，可能要把对某一承包商的进度计划报告转出到文字处理备注文件中。

绝大部分项目管理系统程序允许把标准ASCⅡ码中的信息文件从Windows Clipboard转出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系统中。

6．处理多个项目及子项目折叠

有些项目规模很大，需要分成较小的任务集合或子项目。另一种情况是经验丰富的项目经理同时管理好几个项目，而且，团队成员也同时为多个项目工作，在多个项目中分派工作时间。在这种情况下，大部分项目管理系统程序能提供帮助。它们通常可以将多个项目储存在不同文件里，这些文件相互连接。项目管理系统也能在同一个文件中储存多个项目，同时处理几百个甚至几千个项目，并绘制出甘特图和网络图。

7．制作报表折叠

项目管理系统包在最初应用时，一般只有少数报表，通常是列表总结进度计划、资源或预算。今天，决大多数项目管理系统包都有非常广泛的报表功能。下面列出一些可制作的报表内容：

. 项目全面汇报报表。

. 项目主要阶段（里程碑）报表。

. 一定时期内的各种信息，例如这一时期内完成和正在进行的任务，以及准备开始的任务。

. 财务报表，显示全面的信息，包括所有任务、整个项目预算、超支情况、累计预算成本、实际成本以及承付款项。

. 成本/进度控制系统准则（c/scsc）报表。通常美国国防部进行国防项目时要求使用这个报表。

. 对项目的各种或一组资源进行资源配置报表。

. 定制的标准报表、交叉报表、变量基准对比表。

8．资源管理折叠

目前的项目管理系统都有一份资源清单，列明各种资源的名称、资源可以利用时间的极限、资源标准及过时率、资源的收益方法和文本说明。每种资源都可以配以一个代码和一份成员个人的计划日程表。对每种资源加以约束，比如它可被利用的时间数量。用户可以按百分比分为任务配置资源，设定资源配置的优先标准，为同一任务分配各个资源，并保持对每项资源的备注和说明。系统能突出显示并帮助修正不合理配置，调整和修匀资源配置。大部分软件包可以为项目处理数以千计的资源。

9．计划折叠

在所有项目管理系统包中，用户都能界定需要进行的活动。正如软件通常能维护资源清单，它也能维护一个活动或任务清单。用户对每项任务选取一个标题、起始与结束日期、总结评价，以及预计工期（包括按各种计时标准的乐观、最可能及悲观估计），明确与其他任务的先后顺序关系以及负责人。通常，项目管理系统中的项目会有几千个相关任务。另外，大部分程序可以创建工作分析结构，协助进行计划工作。

10．项目监督及跟踪折叠

项目管理的一项基本工作是对工作进程、实际费用和实际资源耗用进行跟踪管理。大部分项目管理系统包允许用户确定一个基准计划，并就实际进程及成本与基准计划里的相应部分进行比较。大部分系统能跟踪许多活动，如进行中或已完成的任务、相关的费用、所用的时间、起止日期、实际投入或花费的资金、耗用的资源，以及剩余的工期、资源和费用。关于这些临近和跟踪特征，管理软件包有许多报告格式。

11．进度安排折叠

在实际工作中，项目规模往往比较大，人工进行进度安排活动就显得极为复杂了。项目管理系统包能为进度安排工作提供广泛的支持，而且一般是自动化的。大部分系统能根据任务和资源清单以及所有相关信息制作甘特图及网络图，对于这些清单的任何变化，进度安排会自动反映出来。此外，用户还能调度重复任务，制定进度安排任务的优先顺序，进行反向进度安排（从末期到日首期），确定工作轮班，调度占用时间，调度任务，确定最晚开始或尽早开始时间，明确任务必须开始或必须结束日期，或者是最早、最晚日期。

12．保密折叠

项目管理系统一个相对新颖的特点是安全性。一些系统对项目管理包自身、单个项目文件、项目文件中的基本信息（例如工资）均设有口令密码。

13．排序及筛选折叠

利用排序，用户可以按随心所欲的顺序来浏览信息，比如从高到低的工资率，按字母顺序的资源名称或任务名称。大部分程序有各种排序方式（例如：按名、姓等）。筛选功能帮助用户选择出符合具体准则的一些资源。例如，某些任务要用到某种具体资源，用户如果想了解这些任务的有关信息，只需命令软件程序忽略未使用这种的任务，而只把用到这种资源的任务显示出来就可以了。

14．假设分析折叠

项目管理系统一个非常实用的特点是进行假设分析。用户可以利用这一特点来探讨各种情形的效果。在某一项目的一些节点上，用户可以向系统询问："如果拖延一周，会有什么结果？"系统会自动计算出延迟对整个项目的影响，并显示出结果。例如，某个建筑项目，要研究木材消耗率上升15%将发生什么结果，承包商只要把这一变化输入计算机，所有的相关费用成本就能显示出来。几乎可以对项目中所有变量（人员、工资率、成本）进行测试，观察发生具体情况的影响。这种分析能使项目经理更好地控制有关项目的各种风险。

项目管理分布执行折叠编辑本段

项目管理怎么去执行，执行前的策划尤其重要，新航软件强调项目管理可以分为3步执行，即应用业务集成，业务数据分析和决策执行。

应用业务集成折叠

将独立的市场管理，销售管理与售后服务进行集成，提供统一的运作平台。将多渠道来源的数据进行整合，实现业务数据的集成与共享。这一环节的实现，使系统使用者可以在系统内得到各类数据的忠实记录，代表真实发生的业务状况。

业务数据分析折叠

对项目中的数据进行加工、处理与分析将使企业受益匪浅。对数据的分析可以采用OLAP的方式进行，生成各类报告；也可以采用业务数据仓库（Business Information Warehouse）的处理手段，对数据做进一步的加工与数据挖掘，分析各数据指标间的关联关系，建立关联性的数据模型用于模拟和预测。这一步所取得的结果将是非常重要的，它不单反映业务现实状况同时也对未来业务计划的调整起到指导作用。

决策执行折叠

依据数据分析所提供的可预见性的分析报告，企业可以将在业务过程中所学到的知识加以总结利用，对业务过程和业务计划等做出调整。通过调整达到增强与客户之间的联系，使业务运作更适应市场要求的目的。

工程项目管理的要素折叠编辑本段

一个成功的项目，通常有三个要素：时间的要素──完成的时间要“快”。成本的要素──完成的成本要“便宜”。效果的要素──完成后的表现要“好”。　

什么是“好”？什么是“快”？什么是“便宜”？　

好的项目首先是功能上要满足客户的基本使用需求，同时质量可靠，安全性能得到保障。项目外观美观、独特能让人产生愉悦感，小区环境优美，适宜居住。项目的平面布局合理，最大限度利用有限的面积，营造尽可能大的可利用空间。各种水电、煤气、电信、监控等配套设施齐全，性能稳定。

当然除了有用和好用之外，项目的功能还需要有一定得前瞻性，即为将来可能需要具备的功能预留空间。

接着，让我们来谈谈什么是“快”？在我们日常的生活中，“快”和“好”一样，往往是主观的而非客观的。有时它又是凭感觉而非凭理性的。

要达到预期完工的要求，一定要懂得怎么把一个规模大、时间长的项目，分成不同的阶段来完成。在每个阶段中，又要根据每阶段不同的重点分别来作完工预测。工程分得越细，预测的准确性就越高。但实施起来却很困难，因为需要每个环节都不是单独，需要多部门的相互配合，协作。计划和实施都需要根据具体情况具体分析。如果一切按照计划，这就合乎快的原则，否则就是不快。该完工时完工就是快，否则就是慢。

至于什么是“便宜”？一个项目该花多少钱，是应该可以准确地算出来。一般的情况来说，实际的投资和预期的投资基本上都可以控制在一定得范围内。根据各分项工程的总价，项目的总价也可以得到有效的控制。但并不一定是用的钱越少，就越便宜，便宜是相当于项目的有效价值来说的。在项目实施中，同样的投资中产生的工程项目的有效价值越高，即越便宜，同样的投资产生的工程项目有效价值越低，越不便宜。

项目管理的目标是又快、又好、又便宜，但事实上，因为各种原因，项目很难同时达到三个目标的最大值，相当多的时候需要取舍。关键是要顾全大局，两害相权取其轻，两利相权取其重。工程项目在实施过程中，需要及时有效地处理很多项目实施过程中的具体情况，才能保证项目的成功实施。

总而言之，项目的目的，在于增加公司收入、节省公司支出和提升公司服务水准三点。项目的成功与否，则取决于项目完成是否又快又好又便宜。

项目管理系统的选择标准折叠编辑本段

1．容量折叠

这主要是考虑系统能否处理你预计进行的项目数量、预计需要的资源数以及预计同时管理的项目数量。

2．文件编制和联机帮助功能折叠

各个项目管理软件包的文件编制和联机帮助功能质量各不相同，差别较大。主要考虑用户手册的可读性、用户手册里概念的逻辑表达、手册和联机帮助的详细程度，举例说明的数量、质量、对高级性能的说明水平。

3． *** 作简易性折叠

这一点通常不论选择在哪种软件包时都是主要的。主要应考虑系统的"观看"和"感觉"效果、菜单结构、可用的快捷键、彩色显示、每次显示的信息容量、数据输入的简易性、现在数据修改的简易性、报表绘制的简易性、打印输出的质量、屏幕显示的一致性，以及熟悉系统 *** 作的难易程度。

4．可利用的功能折叠

一定要考虑系统是否具备项目组织所需要的各种功能。例如，程序是否包含工作分析结构以及甘特图和网络图，资源平衡或均衡算法怎么样？系统能否排序和筛选信息、监控预算、生成定制的日程表，并协助进行跟踪和控制？它能否检查出资源配置不当并有助于解决？

5．与其他系统的兼容能力折叠

在当今的数字化社会里，大量的电子系统日趋统一。如果你的工作环境里，切合数据储存在各个地方，比如数据库、电子数据表里，这时就要特别注意项目管理软件的兼容统一能力。有些系统只能与少数几种常见的软件包进行最基本的统一，有些却可以与分布数据库甚至对象向数据库进行高级的综合统一。另外，项目管理软件通过电子信箱向文字处理及图形软件包转入信息的能力也会影响到你的决策。

常用项目管理系统折叠编辑本段

8thManage 项目管理系统

8thManage项目管理软件以WBS的架构带动项目计划与执行的全局掌控，以“动态管理、实时共享”的先进理论实现项目进度、成本、资源、绩效、风险等的有效跟进，解决传统管理中因信息滞后导致的项目失败问题，变事后管理为事中控制，提升管控能力；同时，系统还提供文档管理以及多维度的报表，帮助企业沉淀知识以及支撑企业决策，是项目管理人员以及管理层的好帮手！

【产品功能】

基本管理：项目范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、沟通管理、资源管理、问题和风险管理、采购管理、整体管理

高级管理：需求和迭代管理、方法和模板管理、承诺管理、执行管理、现状调查

【对于不同人员的作用】

管理层：实现多项目管理；通过项目的策略地图等多种图表实时了解项目的执行情况，包括项目的进度、成本、风险等，帮助决策；实时获得项目团队的工作情况，实现有效的监控以及指导。

项目经理：利用WBS架构进行工作计划以及指派；跟进项目人员工作情况，控制项目

项目进度；审批、提高各种可交付成果，控制项目的质量；借助报表以及图标，分析项目问题，降低项目风险；管理各种项目文档以及合约。

项目成员，通过个人工作平台进行工作安排；提交工时表以及可交付成果，更新项目进度；提交问题，参与即时讨论等等。

【系统特点】

1.B/S架构，支持跨部门跨区域使用，支持在局域网或互联网使用；

2.纯WBS架构：提供灵活、规范的项目管理框架；

3.动态管理：系统模拟柜员机的模式，采用“交易管理”模式，信息实时共享；

4.多语言版本：支持中（繁体、简体）、英文自由切换；

5.拓展易：采用“一个设计一个系统(ODOS)”的架构，将ERP、CRM、HR、采购等管理模块无缝嵌入， 无需集成、拓展易；

6.可集成：系统提供多个对外接口，可与多款企业管理软件集成。

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